仕事の進め方が上手い人になる!行動5分類を可視化しよう

この記事は、仕事の効率化のために、時間の使い方を5つに分類し、改善する方法を紹介する記事です。

今日の一歩 

1日の時間の使い方をグラフにしてみよう

〜メリット〜 

①可視化することで、改善点がわかる

〜デメリット〜 

①なし

ここまで読んで、詳細が気になる方は、是非本文も読んでみてください。



1.行動にフォーカスし、可視化しよう!

仕事を効率化するなかで重要なのは、今どんなことに時間を掛かっているか可視化することです。

その際のポイントは、具体的な業務内容ではなく、どんな行動をしているかで分類をすることです。

大きな分類としては、下記の5つ。

行動5分類 

①考える、悩む

・・・頭を使う作業

②手を動かす

・・・簡単な書類作成など

③探す

・・・必要な書類やデータを探す

④打合せ

・・・会議等

⑤移動

・・・出張など 

この5分類で考えてみましょう。 

2.実際に私の1日を可視化した結果

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日によってもちろん変わりますが、「手を動かす」がダントツで多いです。

次に「打合せ」「探す」・「考える・悩む」の順です。

ここから、どう考えるかが大切です。この場合は、

「手を動かす」が多い ⇒ 頭をほとんど使っていない ⇒ 簡単な仕事は別の人に依頼し、もっと難しいタスクに取り組む

と考えれます

他にも

  • 「打合せ 」が多い場合 ⇒ アジェンダ・資料・目的・成果品イメージを事前に連絡することで打合せ時間の短縮化を図る
  • 「考える・悩む」が多い場合 ⇒ 一定時間悩んだら、詳しい人に聞きに行く
  • 「探す」が多い場合 ⇒ フォルダ・資料の整理など、検索性を高めることをすぐにやる

といった行動に繋げることができます。

このように、”行動5分類”の何に一番時間が取られているかを可視化し、それに対する対策をすることが効率的に働く第一歩になると思います。 

3.まとめ

今日の一歩 

1日の時間の使い方をグラフにしてみよう

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